Ein effizientes Ticketsystem ist für Unternehmen heutzutage von entscheidender Bedeutung, um ihren Kundenservice zu optimieren und interne Abläufe zu verbessern. Durch die Implementierung eines solchen Systems können Unternehmen nicht nur die Effizienz und Transparenz in der Kundenkommunikation steigern, sondern auch die Produktivität ihrer Mitarbeiter erhöhen. In diesem Artikel werden wir die vielfältigen Vorteile eines Ticket Systems für Unternehmen beleuchten und aufzeigen, wie es ihnen helfen kann, ihren Service zu verbessern und gleichzeitig Kosten zu senken.
Inhalt
Mehr Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit von Anfang an
Wenn ein Unternehmen expandiert, ist das Projektmanagement oft eine der größten Hürden. Mit einem Ticketing System lassen sich IT-Prozesse automatisieren. Je größer Ihr Unternehmen wird, desto weniger reichen E-Mails und Anrufe bei der IT-Abteilung aus, um sicherzustellen, dass alle Probleme gelöst werden. Daher benötigen Sie ein organisiertes System für den Empfang, die Kategorisierung, die Zuweisung und die Lösung von Tickets.
Die Implementierung eines IT-Ticketing-Systems, bevor es zu einem dringenden Bedarf wird, ist eine der vielen Möglichkeiten, wie IT-Abteilungen ihren Kunden proaktiven Support bieten können. Solche Ticketsysteme verbessern die Kommunikation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und erleichtern die Behebung von Problemen, die in größerem Umfang auftreten.
Eingehende Anfragen dank Ticketsystem einfach zentralisieren
Die effektivsten und besten Systeme ermöglichen die Einreichung von Anfragen über verschiedene Wege, z. B. über virtuelle Agenten, per Telefon, per E-Mail, über Serviceportale oder über Live-Agenten. Während Sie vielleicht in der Lage sind, alle telefonischen Anfragen zu bearbeiten, solange Ihr Unternehmen klein ist, wird diese Strategie mit zunehmendem Wachstum schnell überfordert sein.
Mit einem guten System werden die eingehenden Anfragen an einer zentralen Stelle gesammelt, so dass Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort vorfinden. Automatisierte Ticketsysteme können außerdem automatisch generierte Tags hinzufügen, um die Art der gemeldeten Probleme zu beschreiben, was es einfacher macht, ein Problem dem richtigen Techniker zuzuordnen.
Rationalisieren Sie Ihre Prozesse
Es ist nicht sinnvoll, Ihre Zeit damit zu verbringen, E-Mails zu einer ähnlichen IT-Anfrage zu sichten, die Monate zurückliegt – Sie sind ein hochqualifizierter Fachmann, und diese Aufgabe sollte automatisiert werden.
Ticketing Systeme sammeln nicht nur eingehende Tickets, sondern ordnen sie auch in Kategorien ein (mithilfe von Regeln), weisen sie zu und ziehen relevante historische Daten von ähnlichen Problemen oder von früheren Tickets eines Mitarbeiters heran.
Hochwertige automatisierte Ticketsysteme können die Zeitpläne der Mitarbeiter verfolgen, geplante Tickets im Voraus eingeben und automatisch Umfragen zum Kundenfeedback versenden, sobald das Ticket gelöst wurde. Dies sind alles Schritte, die viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen können und Sie von Bereichen ablenken, in denen Sie dringend gebraucht werden.
Richten Sie Ihren Fokus auf das, was zählt
IT-Experten wissen, wie wichtig sie am Arbeitsplatz sind. Mitarbeiter und Kunden zählen gleichermaßen auf IT-Dienstleistungen, um ihre Unternehmen am Laufen zu halten und die Kontinuität der Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Sie wollen Ihre Zeit dort einsetzen, wo es am wichtigsten ist – und das ist nicht das Sammeln von Tickets aus E-Mails, Chats oder Anrufen.
Einige Dinge sollten von einem selbst erledigt werden, andere nicht – ein Tool fällt in die letztere Kategorie. Beim derzeitigen Stand der Technik übernehmen Ticketsysteme alles, was Sie bei der Beantwortung von Tickets manuell tun können. Aber sie tun es schneller, besser und effiziente
Ihr Know-how ist besser für komplexe Probleme auf hoher Ebene und die Art von kreativer Strategieentwicklung geeignet, die nicht automatisiert werden kann. Indem Sie einige Aufgaben an ein automatisiertes System weitergeben, können Sie sich wichtigeren Aufgaben widmen.
Fazit: Es gibt Dinge, die es wert sind, von Ihnen selbst erledigt zu werden, und andere, die es nicht sind – wie die manuelle Bearbeitung von IT-Tickets. IT-Ticketing-Systeme erledigen alles, was Sie manuell tun können, ganz automatisch.
Bild: Pixabay
Claudia Rothenhorst ist Medien- und Reise-Redakteurin bei der Web-Redaktion. In ihrer Freizeit reist sie gerne und schreibt darüber unter anderem auf Reisemagazin.biz.
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